電子帳簿保存法の適用要件
電子帳簿保存法を適用するためには、法律に則った適用要件があります。具体的には、保存したデータの真実性・可視性を確保するための要件が定められています。電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件は以下のとおりです。
“・電子計算機処理システムの概要を記載した書類（自社開発のプログラムを使用する場合）
・見読可能装置の備付け等
・検索機能の確保
・タイムスタンプ機能”
電子計算機処理システムの概要を記載した書類
電子帳簿保存法で保存された帳簿などのデータは税務調査で使用されることがあります。事業者自ら開発したシステムを使用している場合は、データの隠蔽などを容易に行うことができるため、電子計算機処理システムの概要を記した書類が必要になります。
見読可能装置の備付け
見読可能装置とは、パソコンのディスプレイやプリンターなどのことをいいます。電子データとして保存された書類・帳簿を画面や書面に出力して確認するための設備を備え付けることが適用要件になっています。
なお、事業規模による、台数の指定や性能要件は定められていません。
検索機能の確保
電子データとして保存された書類・帳簿の検索機能が必要となります。検索機能があることで、税務調査等をスムーズに行うことができます。
なお、事業者が所有するすべての電子データを検索できる必要はなく、原則として一課税期間を通じて検索できる機能が必要とされています。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、処理が行われた日時・時刻等を記録することをいいます。
具体的には以下のいずれかの措置が必要とされています。
“一 タイムスタンプが付された後の授受
二 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
三 データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
四 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け”
